Multitarea de procesos inmobiliarios

La multitarea es la característica de los sistemas operativos modernos de permitir que varios procesos sean ejecutados.

Ahora también se aplica la multitarea a la capacidad de dar servicio a más de un proceso a la vez permitiendo la consulta o ejecución de muchos más programas, desde una única plataforma y un único terminal conectado a internet. Ejecución concurrente de dos o más trabajos o procesos al mismo tiempo.

Ficha multienlaces para realizar multitareas

En el caso del programa inmobiliario eGO Real Estate permite abrir varias pestañas de inmuebles, contactos, tareas (Calendario), marketing, portales inmobiliarios, además, de abrir enlaces desde la propia ficha del contacto o del inmueble de forma que la información es bidireccional.  Por ello la retroalimentación que se realiza es inmediata desde cualquier ficha de contacto, inmueble, oportunidad, lead, tarea, etc

Abrir enlace nuevo en su navegador

Ir a la pestaña inmuebles si desea abrir de forma duplicada la consulta de inmuebles con diferentes criterios del cliente o abrir una nueva pestaña para la pestaña de contactos si debe atender por teléfono mientras estaba realizando otra tarea.

Ver en la imagen lateral (botón derecho del mouse y clic sobre Abrir enlace sobre una pestaña nueva)

Permisos de seguridad a los usuarios (clic aquí si desea ampliar la imagen)

El orden es vital para una organización que desea ser competitiva.

Habitualmente los equipos de empresas inmobiliarias con un perfil marcadamente comercial requieren poner límites en el uso de la plataforma de gestión inmobiliaria.

¡Todos no deben hacer de todo!

Está comprobado que un equipo comercial inmobiliario eficiente debe definir las acciones de cada usuario para evitar perder información o crear confusión a los clientes y colaboradores, cuando los están tratando personalmente o, realizando acciones de comunicación digital en sus emails masivos,  página inmobiliaria, facebook, portales inmobiliarios, pantallas digitales táctiles, boletines de inmuebles digitales o de papel, etc.

En eGO CRM inmobiliario en cada Usuario o Grupos de usuarios pueden definirse los permisos de uso que tendrán según si son Captadores, Asesores, Coordinadoras/es, Informadores, Clientes, Propietarios (o agentes bancarios), usuarios de eGO en definitiva que colaboran a introducir información en la aplicación inmobliaria on-line.

Limitar las responsabilidades (clic aquí si desea ampliar la imagen)

Se  GANA en eficiencia cuando el Gestor de la inmobiliaria sabe asignar los permisos de uso necesarios para cada perfil de usuario de un Equipo con objetivos y mentalidad GANADORA.

Imagen del comercial o asesor (clic para zoom)

Cuando tenemos una cartera amplia de inmuebles podemos asignar los respectivos comerciales especializados en alquiler vacacional, alquiler de temporada o larga duración,  inmuebles de venta de diferentes naturalezas (residencial, industrial, suelos, comercial, etc) . ¿Con qué finalidad? Es conveniente atender con mayor profesionalidad a las carteras de perfiles de clientes  y/o propietarios distintos.

Carteras de propietarios particulares, inversores patrimoniales o entidades bancarias, es recomendable que reciban un trato comercial acorde a su perfil. Si abarcamos o tenemos intención de abarcar muchas áreas podemos asignar asesores o comerciales que se especialicen en determinados productos o carteras de propietarios (Servihabitat, BBVA, Santander, Bankia, Solvia, particulares, etc). De esta forma nuestra organización ganará prestigio por su alta cualificación.

Pasos a seguir en eGO CRM para crear usuarios con diferentes desempeños:

1.- Dirigirse a Usuarios

2.- Crear el usuario y añadir imagen comercial de la persona

3.- Rellenar datos comerciales de contacto: Nombre apellido, cargo o función, teléfonos, email, skype,twitter, firma de email con logo de la oficina inmobiliaria e idiomas que habla.

4.- Rellenar el campo de rol o  roles que desempeñará: Captador, Comercial, Asesor, Administrador.

5.- Permisos de uso en el eGO CRM según la función o funciones asignadas.

Imagen del comercial que acompaña la gestión comercial (clic para zoom)

La aplicación eGO CRM de forma inteligente asociará a cada inmueble la foto comercial de la persona que ha captado  el inmueble. En el supuesto que no se le permita al captador dar de alta los inmuebles, quien crea la ficha es quien aparece por defecto pero al rellenar la ficha permite indicar quién ha sido el captador.

De esta forma será fácil identificar en los resultados de los filtros quiénes son los responsables de la comercialización de cada inmueble.

Las ventas por Internet van creciendo día a día debido al conocimiento generalizado de la net, por la accesibilidad desde cualquier dispositivo conectado a internet y por la comodidad de evitar desplazamientos innecesarios si está bien documentado en la página web el producto o sericio que busca el comprador o consumidor.

En los últimos años mejoró la confianza y la percepción de seguridad de los consumidores de las redes hacia el comercio electrónico. Esto hizo que cada vez más usuarios se animen a esta modalidad de venta. Pero, ¿qué cosas se deben tener en cuenta antes de empezar?

Lo más importante es comprender las tres etapas del proceso de venta: preventa, la venta propiamente dicha y el servicio de posventa. Primero, se debe elegir el canal más adecuado para llegar a la mayor cantidad de potenciales clientes. En 2012, un porcentaje elevado de los que compraron o vendieron por Internet lo hicieron en portales especializados de ocasión tipo eBay, milanuncios, loquo, o sitios específicos como portales inmobiliarios, portales de seguros, portales de vehículos,   y también se detectó un aumento de transacciones en Facebook como un lugar de negocios.

Los asesores de eGO Real Estate recomiendan a aquellos que quieren saber dónde anunciar sus inmuebles de forma online, crear anuncios atractivos y precisos. Debe contener toda la información detallada del producto de forma visual y auditiva con los vídeos para que el comprador perciba sensaciones si tuviera que vivir en el inmueble. Los más exitosos son los que tienen fotos de calidad donde se muestran las características del producto y el máximo de información multimedia de calidad que no significa que tengamos que dar toda la información sólo la necesaria para que nos contacten personas interesadas y no despistados o curiosos.

Que la web inmobiliaria permita clasificar  los anuncios por Premium, Oro, Plata o Bronce, es decir, bandas horizontales, o sellos en la imagen para resaltar el anuncio como Rebajado, Lujo, Bancario, Destacado de la Semana, Exclusivo, Oferta, ..etc, o bien, menús o banners que nos dirijan a listados según clasificación del inmueble, o valor del producto por rangos de presupuestos.

Sugerimos a las empresas que busquen generar sensaciones positivas en sus presentaciones  para que consigan interacción con los compradores. Para esto, recomendamos hacer un seguimiento continuo de los procesos de control.

Para fidelizar a los clientes tampoco debe omitirse el servicio de posventa. Luego de la venta, la empresa debe llevar la iniciativa de mantener el contacto buscando averiguar la experiencia de venta que tuvo el cliente o grado de satisfacción enviando un pequeño  cuestionario por email.

En todos los mercados y productos, con crisis o sin ellas, siempre existirán vendedores que cierren muy buenos negocios. Estos vendedores de “alto rendimiento” han desarrollado una serie de habilidades y actitudes muy específicas que los han llevado al éxito. ¿Pudieras ser tú uno de ellos? Descúbrelo.
Es importante comprender que los vendedores son el combustible para el éxito integral de cualquier empresa. Toda empresa que no invierte en capacitación y herramientas tecnológicas para su personal de ventas, seguramente no conquistará los peldaños de éxito.

El autoestima como pilar de las ventas
Un aspecto muy importante de la personalidad del ser humano que demuestra la esencia de la identidad y de acuerdo a esta es la capacidad que la persona tiene para desarrollarse en cualquier actividad en la sociedad; al mismo tiempo de acuerdo a su autoestima tiene la capacidad para controlar su ambiente, sus emociones y sentimientos.

Concentremos nuestra atención en una sola definición de la autoestima: “La capacidad que tiene la persona para valorarse, amarse, apreciarse y aceptarse a sí mismo”.

En el mundo de las ventas navegan muchos hombres y mujeres deseando el éxito sin haber dado un vistazo a su interior y descifrar su calidad de autoestima; ya que de acuerdo a esta; así va a ser su éxito. Un vendedor con baja autoestima no se va a sentir capaz de enfrentar y comunicarse emocionalmente con su cliente para cerrar la venta y normalmente cae en la negligencia de no ir tras sus metas.

Es necesario que el vendedor tenga una autoestima sana para lograr ser efusivo, amable comunicativo, y logre encadenarse con el lenguaje emocional de su cliente para cerrar el mayor numero de ventas. La pregunta ¿Cómo lograrlo?

Quiero compartir con usted cinco principios para la formación de su autoestima:

1. La resiliencia. Este principio consiste en la capacidad del ser humano para crecer, madurar, y desarrollar la lógica de la vida. Es decir, si él padre o la madre fueron o son alcohólicos; él hijo asimila esta situación como que él no quiere vivir. Por lo tanto desarrolla defensas emocionales para no ser igual que sus padres, y busca formas de cómo evadir la situación. Aunque usted no haya tenido la mejor educación o el mejor ejemplo en sus padres; eso no importa cuando usted determina ser una persona de éxito.
2. La asertividad. Implica reconocer, nombrar los sentimientos, expresarlos, tomar decisiones, y actuar sin agredir a los demás. Actuar conscientemente de que todo hecho trae una consecuencia. La persona asertiva se siente libre para comunicar sus sentimientos. La comunicación no asertiva expone al control psicológico a los demás. Hay personas que los conocemos por su calidad de manipulación y tristemente hay muchos vendedores que lejos de ser buenos persuadiendo a sus clientes; son buenos manipulando a los clientes, —las ventas realizadas con esquemas de manipulación son las que el mismo cliente cancela en las próximas 24 horas—. Sea asertivo en su comunicación, y seguramente usted logrará crear clientes de por vida en su carrera como vendedor.
3. Los valores. Estos constituyen la estructura del pensamiento, el carácter, y la personalidad de las personas. El vendedor profesional es una persona impregnada de valores. Los valores fortalecen el logro de metas específicas. El vendedor con valores crea un compromiso firme ante si mismo, y al grupo que pertenece. Sea usted un vendedor donde los valores y principios sean fundamentados en el servicio al cliente, y le garantizo que sus clientes serán sus mejores amigos.
4. Un proyecto de vida. Un proyecto de vida le da un porque y un para que a la existencia humana. Un proyecto de vida ayuda al vendedor de alto rendimiento a tener clara, y definida cada meta propuesta; al mismo tiempo le lleva a luchar contra obstáculos para cumplir con sus metas propuestas. Un proyecto de vida trae seguridad al vendedor sobre la empresa para la cual labora. Cuando no se tiene un proyecto de vida, regularmente hay amargura, desesperación, e inseguridad en el vendedor. Los vendedores que no tienen un proyecto definido son los que aunque sean buenos vendedores siempre están sin efectivo en el bolsillo; lo cual los lleva a vender por desesperación. Cuando se vende por desesperación; es cuando se vende mal, con mentiras, y con inseguridad. Para una empresa el tener vendedores sin proyecto de vida definido es casi un crimen porque son los que tarde o temprano hacen quedar mal a la empresa.
5. Aceptación de si mismo. Para ser vendedores de alto rendimiento tenemos que aceptarnos tal como somos. Vivir sin sentimientos de culpa, vivir sin orgullo, sin soberbia, o frustración. “Para aceptarse a si mismo, es necesario mirar el pasado, y creer con el corazón que nada del sufrimiento, ni el dolor fue nuestra culpa; y que todo lo que sucedió a nuestra vida; sucedió con el único propósito de crecer y ser mejor cada día.”

La única forma eficiente que permite predecir las ventas es la que te permita registrar datos. A mayor número de datos sobre el inmueble y sus condicionantes en la venta, mayor será el grado de experiencia y más seguridad demostrarás con tus clientes.

Pero sólo hemos de registrar datos públicos y privados en el inmueble, pues no, evidentemente si queremos ser precisos en nuestras predicciones de futuro también hemos de registrar las conversaciones o emails en las fichas de las oportunidades para saber en qué momento vamos a cerrar la venta. No sirven las excusas  que tus comerciales digan que ellos ya se acuerdan y que por eso no es necesario anotar nada. Explícales que debes supervisar para ayudarles a cerrar la venta o averiguar porque fallan en el cierre de la operación y no logran sus objetivos.

Si quieres un negocio seguro necesitas de un software inmobiliario que facilite el trabajo a tus comerciales y al gerente o responsable de la oficina le garantice su rol de líder ayudando a cerrar ventas o corrigiendo a su equipo comercial.

Pantalla de opciones de búsqueda (clic para zoom)

Existen muchos campos de búsqueda en un programa inmobiliario. En la aplicación eGO CRM es adaptable al usuario y a la inmobiliaria.
Podemos buscar combinaciones de campos públicos con campos de gestión interna, o sólo campos públicos. Los resultados nos permitirán trasladarlos a documentos de excel para generar informes personalizados o imprimir listados.

Opciones de búsqueda más utilizadas en eGO son:

1.- Búsqueda libre: Es la opción que permite encontrar por texto libre la información almacenada en las fichas o expedientes de toda la base de datos del tabulador donde nos encontremos. Los tabuladores o separadores más importantes que existen en la actualidad en eGO CRM son: Oportunidades, inmuebles, contactos, tareas (agenda) y leads. La función de texto libre se localiza justo debajo del nombre del tabulador, se visualiza como un cuadro blanco para insertar texto. Primera imagen: (haga clic en este enlace para ampliar la imagen).

Pantalla de búsqueda rápida (clic para zoom)

2.- Búsqueda rápida: Es la opción que permite crear un filtro con campos personalizados. La función se localiza en la columna del lateral derecho de pantalla de cualquier tabulador o separador. Permite la selección múltiple de campos realizando clics sobre los mismos para conseguir un filtrado rápido de la información. En el menú de Opciones de búsqueda rápida al final de la línea se pueden Editar los campos que habitualmente empleará el usuario en sus filtros. Segunda imagen: (haga clic en este enlace para ampliar la imagen) .

3.- Búsqueda avanzada: Es la opción que permite encontrar por campos predefinidos. La función se localiza en formato de frase “Click Aquí para una Búsqueda Avanzada de Criterios..” justo debajo del cuadro blanco de búsqueda por texto libre. Como se puede comprobar tiene una cantidad enorme de criterios de búsqueda que incluye opciones de gestión de responsabilidad de los expedientes o fichas de los usuarios o asignaciones de cartera, por intervalo de tiempo, prospecciones, captaciones, etc. Tercera imagen: (haga clic en este enlace para ampliar la imagen) .

Pantalla de búsqueda avanzada (clic para zoom)

Las opciones de búsqueda descritas son las más generales pero existen más opciones como crear etiquetas personalizadas para luego ser filtradas. Otro tipo de filtro desde la vista por pantalla es la ordenación por columnas en la vista de lista contraída, esta opción permite ocultar o mostrar columnas y ordenar de forma ascendente, descendente, alfabética. También existe la opción de extraer la información en varios formatos para crear sus propios filtros y personalizar informes.

Los Leads son candidatos a ser clientes y es un término que en la actualidad está más relacionado con internet, aunque siempre han existido antes de internet pero el gestor inmobiliario habitualmente lo ha denominado “cliente” y ahora algunos le llaman “Contacto”.

Un buen gestor inmobiliario sabe que un cliente es con el que cierras un negocio y entra a formar parte de tu cartera de seguimiento CRM. Los clientes inmobiliarios se clasifican en dos grandes roles:

• Quienes ofrecen producto: propietarios, vendedores, representantes,  arrendadores
• Quienes buscan producto: inversores, compradores,  arrendatarios, promotoras

Un buen gestor inmobiliario sabe que un contacto no necesariamente es para cerrar un negocio, además de propietarios o representantes de la propiedad, también pueden ser contactos los colaboradores publicitarios, comerciales, lampistas, conserjes, notarios, proveedores, inmobiliarias, arquitectos, funcionarios, conocidos, amistades, en definitiva, personas que pueden sernos útiles a nuestra actividad y, por eso, es necesario tener localizados sus datos en una lista para contactar.

¿Cómo conseguimos leads de forma informatizada para automatizar los procesos de seguimiento?

Entradas habituales para conseguir leads desde los formularios de su página inmobiliaria o páginas inmobiliarias (ver ejemplos)

Tipos de leads habituales desde web inmobiliaria o de grupo inmobiliario, facebook, escaparate táctil, portal inmobiliario:

• Formulario de más información
• Formulario de visita al inmueble
• Formulario de anunciar un inmueble en la web inmobiliaria
• Formulario de preferencias de búsqueda para ser avisado
• Formulario de suscripción a las newsletters/boletines o novedades

En el momento que recibimos el lead debemos comprobar y validar que los datos de contacto son correctos y que no sea un robot spam o una confusión de la persona que rellenó el formulario.

Luego verificado que la persona desea ser asistida por nuestra inmobiliaria pasa automáticamente a la LISTA de OPORTUNIDADES (clic aquí para ver imagen) y sus datos de contacto pasan automáticamente a la LISTA de CONTACTOS (clic aquí para ver imagen) En dos segundos con un clic ha creado dos fichas una de OPORTUNIDAD y otra de CONTACTO.

La siguiente fase es dar seguimiento a la lista de OPORTUNIDADES y dar seguimiento a los cruces automáticos de preferencias de inmuebles que podrán dirigir o enviar a los potenciales clientes para seguir generando RENTABILIDAD a SU INMOBILIARIA y posicionamiento natural en internet con emails de enlace a los inmuebles, o enlaces desde su página de empresa en facebook (clic aquí para ver ejemplo).

La GESTIÓN del CONOCIMIENTO de sus OFICINAS es FáCIL sólo debe instruirse para lograr RESULTADOS.

Conseguirá ver informes de objetivos alcanzados por oficinas, personas,  métricas de las fuentes con las que se cierran las mejores operaciones, saber distinguir la calidad de sus datos (clasificación de clientes e inmuebles de CALIDAD y a BUEN PRECIO) para preparar y dirigir sus campañas mensuales.

Nota: Recomendable seguir las entradas de turoriales a estas Categorías: Leads, Oportunidades, Facebook, Escaparate táctil, Expositor táctil, Cartelería Digital (Pueden ver en el lateral derecho de este blog)

Clic para ampliar la imagen de la lista de inmuebles cruzados

En el Separador Oportunidades seleccionamos una oportunidad de venta (vende la inmobiliaria compra el potencial cliente).

Las fichas de oportunidades son editables /modificables para ir ajustando la necesidad del comprador. Debajo de los datos del potencial comprador podemos reportar o anotar el seguimiento de la oportunidad: llamadas de teléfono, percepciones, conversaciones, emails, citas, reuniones, documentos escaneados, informes favorables, agendar alertas de volver a contactar, etc… En la columna lateral derecha de cualquier ficha de oportunidad de demanda aparece la función de listados de “inmuebles cruzados“. Debemos hacer clic en la flecha que apunta hacia la derecha para ver si existe algún inmueble que cumpla los criterios de búsqueda del cliente potencial de compra. Si existe debemos llamar al cliente potencial para asegurarnos si sigue buscando inmueble. En el supuesto que nos indique que ya ha comprado le cambiaremos el estado de la oportunidad a PERDIDA y el motivo de por qué se ha PERDIDO la OPORTUNIDAD DE VENTA. (haga clic sobre este enlace para aumentar la imagen)

Clic para ampliar la imagen de inmuebles asociados

Si el cliente comprador manifiesta que sigue buscando podemos proponerle enviar email o citarnos para realizar una presentación en su casa, en la oficina inmobiliaria o en la oficina del cliente, o bien, en un punto de encuentro que se pueda conversar y mostrar desde una tablet o portátil las imágenes o vídeos del inmueble.

Si el cliente pide recibir más información por email podemos  enviar el listado asociado de inmuebles sin tener que marcar “elegir” desde el texto “Email”. Si estamos reunidos con el cliente podemos realizar una presentación de los inmuebles asociados a la oportunidad que le vamos a sugerir visitar haciendo clic en el texto “Carrusel”. La opción de “elegir” significa que es el inmueble DESEADO y, sólo sirve para indicar con qué inmueble se CIERRA la Oportunidad y de qué forma si GANADA o PERDIDA. (haga clic sobre este enlace para aumentar la imagen) Los inmuebles asociados están pendientes de ofrecer o sugerir al cliente comprador para iniciar un proceso de la oportunidad de venta con el inmueble elegido o deseado del listado.

Clic para ampliar la imagen de Guardar Nota

Anotar las conversaciones y tareas que se realizan con la oportunidad en seguimiento para analizar nuestros puntos fuertes y débiles. Esto facilitará realizar un análisis comercial del negocio a nivel individual y por agencias, de esta forma podemos rectificar lo que se está haciendo mal o intensificar nuestros esfuerzos en aquello que somos fuertes. El cuadro de notas sirve de recordatorio (crear alertas en un calendario) y de seguimiento o estado de la etapa de la oportunidad. (haga clic sobre este enlace para aumentar la imagen)

Atención: Cuando se introduzca un email en la casilla de la ficha de contacto verifiquen que está bien escrito, pues hemos detectado que escribir mal la cuenta de correo electrónico de sus contactos, equivale a que la carta no llegue a su destino por estar mal escrita la dirección postal. Además, esta función de envío de email desde eGo sólo funcionará para aquellos contactos que tengan cuenta de email en su ficha de contactos, es decir, el programa eGo no acepta enviar email a las fichas de contactos que no tengan introducida al menos una cuenta de correo electrónico.

Click para ampliar imagen de la demanda

Separador de Oportunidades para dar seguimiento a la demanda y captación pues el objetivo es cerrar con éxito las transacciones inmobiliarias.

Ejemplos de oportunidades y escenarios con origen y necesidades distintas:

1.- Demanda de inmueble

Un inmueble puede darse de baja por cualquier motivo pero permanecerá la demanda de oportunidad que automáticamente seguirá creando los cruces automáticos hasta cerrar la operación con éxito o fracaso en los casos que el cliente potencial cierre con otra inmobiliaria. También puede suceder que el cliente potencial nos indique una suspensión temporal de su intención de compra, luego será una oportunidad de baja probabilidad de éxito que debemos agendar para retomar el contacto más adelante.

(haga click sobre este enlace para aumentar la imagen)

2.- Prospección o captación de inmueble

Si trabajamos bajo demanda buscando inmuebles por las preferencias que solicita el potencial cliente o cliente habitual o inversor de compra, alquiler o permuta, entonces debemos salir a localizar inmuebles y a sus propietarios o representantes para ofrecerles un negocio. A esta metodología de trabajo se le llama captación y, consiste que a partir de un informador (conserje, jardinero, etc), agente captador o inmobiliaria competidora, letrero en balcón o ventana, teléfono, email, formulario de nuestra página web, iniciemos un proceso de oportunidad de negocio para realizar la valoración de una propiedad que pueda interesar a nuestros clientes potenciales.

El separador de Oportunidades entre otras cosas le permite gestionar y dar seguimiento a los cruces automáticos que genera las preferencias de búsqueda indicadas por los clientes compradores, o clientes que buscan la permuta, traspaso, alquiler con opción a compra, y alquileres de diferentes tipos: larga duración, vacacional, temporal…

En definitiva, las Oportunidades son el núcleo o corazón del negocio.  Siempre con el potencial cliente hemos de añadir o crear una nueva ficha de Oportunidad y rellenar los criterios de búsqueda en la ficha por sus preferencias de: tipología de inmueble, operación, población, zonas, presupuesto, habitaciones, ascensor, etc, observaciones y origen del contacto para llevar un control de entradas de clientes potenciales que si acaban en éxito controlaremos el origen para saber dónde potenciar nuestra publicidad.

Click para ampliar imagen del cruce

Al guardar la ficha de demanda aparecerá el o los inmueble/s cruzados en el lateral de la ficha de Oportunidad recién creada,  como se puede ver en la columna lateral derecha de la imagen de la ficha creada. (haga click sobre este enlace para aumentar la imagen)