7 trucos para hacer una buena reunión

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Una reunión puede ser un momento privilegiado para que se definan estrategias, se analicen resultados o simplemente se discutan ideas. Pero organizar y conducir una reunión de manera productiva no es tarea facil. Nada es peor que llegar al final de una reunión con la sensación de que fue todo menos productiva. Talvez sea necesaria una nueva forma de preparar, conducir y finalizar las reuniones.

Presentamos abaijo 7 trucos para que a eficiencia y la eficacia de una reunión sean una realidad:

Prepare la reunión

Envíe la información necesaria a los elementos convocados. Aparte del horario de comienzo debe enviar también, siempre que posible, el plan de trabajo para que los participantes puedan estar preparados para la reunión.

Tenga atención al escoger la hora de la reunión

Algunas horas pueden ser críticas para hacer una reunión. Dependiendo del tipo de reunión y de  la duración estipulada, a elección de la hora puede ser un factor determinante en el exito de la misma. Reuniones por la mañana pueden ser más productivas que después de comer o a fin de tarde.

Inicíe la reunión a la hora prevista

Aunque que todavia no estén todos los presentes, debe iniciar la reunión a la hora estipulada, pués de esta forma controla la agenda de la reunión y no penaliza a quién se esforzó por estar presente a la hora. Sirve también de aviso informal para quien se atrasa, asi quien llega atrasado queda con la percepción de que puede estar perdiendo puntos importantes.

Promueva la intervención de los participantes

Las intervenciones de quién conduce la reunión, y de los participantes variará bastante de acuerdo con el tipo de reunión. En una reunión más informativa cabe al conductor tener un papel más dinamico, mientras que en una reunión de brainstorming serán los participantes a asumir un papel de mayor intervención. Independentemente del tipo de reunión es siempre positivo mantener en abierto el dialogo, escuche activamentel os participantes y anote sus ideas e intervenciones. Envuelva los participantes que por norma son más callados, para que no se sientan colocados aparte, y asi vuelva la reunión dinamica y productiva.

Haga un registro de lo que pasó en la reunión

Anote los principales puntos e ideas que fueron discutidos en la reunión, puede utilizar un documento pré definido para el efecto. La versión final de este documento debe llegar a todos los participantes de la reunión.

Controle el tiempo

Respecte el tiempo estipulado para cada asunto del plano de trabajos. Aunque la discusión deba ser fomentada, evite a todo coste discusiones paralelas o que no lleven a ningun lado .

Concluya con exito / Haga el balance

Concluya  la reunión agradeciendo las contribuiciones de todos, refuerce los aspectos positivos que hayan sido alcanzados, elabore un resumen final con las principales conclusiones. Después de la reunión intente obtener un feedback individualizado de los participantes. No tenga miedo de ser evaluado, esa es la mejor forma de caminar en dirección a la excelencia.